長電話。
そういう方がいらっしゃいます。
様子を見ていると、
どうしても緊急になってしまい、
メールを書く時間もなく、
電話で状況を説明するだけで時間を要し、
両者同じ土台に立ったところから、
また長々と交渉開始
という様子が見えます。
そもそも、
時間に追われてすべて後手後手で
どんどん時間を食っている様子です。
また電話を受けても、
いつもあの人はいないのか？というやりとり。
受け手はメールすら読まない、
紙と口頭ベースでメモも嫌いというタイプ。
こうしてはいかがでしょう。
1. 状況の説明は事前にメールで簡潔に、
相手が分かるように組み立てて冷静に書く
こうすることにより電話口で状況を説明しなくても
良くなります。
電話口で説明すると相手も聞き取り、
メモし、頭で組み立て、
等々共通認識ができるまでに、
それだけで時間がかかるところを、
漢字交じりで整理して事前に伝えることができます。
2. 少し前にメールを書く
相手が読む時間を計算して、
メールを読んで考えるだけの時間を
相手に用意しておく。
3. 電話する
メールを読んでいない場合もあります。
メールをお読みいただけましたか？と問いかけを。
読んでいなくてもすでに漢字仮名交じりで
メッセージは届いていますから、
説明に要する時間は減ります。
相手にメモを取らせませんので。
メールを読んでいれば用件を話すことができます。
電話というのは音響カプラと一緒です。
時間がかかるのは当たり前です。
メールと電話・打ち合わせのミックスで、
だいぶ勤務時間は減らせます。
なお、彼氏・彼女との長電話はどうぞどんどんなさってください。
それがなくなると「さよなら～」ともなりかねません。(苦笑)
